Magántulajdonban lévő gépjármű hivatalos célú használatának nyilvántartása

Üzemanyagfajták

Menü:Útvonal/Üzemanyagfajták
Az adatbázis már előre rögzíti négy üzemanyagtípust. Ezek az adatok nem törölhetők, és nem módosíthatók, viszont a program lehetőséget ad a lista bővítésére. A "Hozzáad" gomb megnyomásával van lehetősége új üzemanyagfajtákat felvinni a listába. A "Módosít" gombbal az Ön által rögzített elemeket módosíthatja, a "Törlés" gombbal az Ön által rögzített elemeket törölheti. A listában elemet csak akkor módosíthat, vagy törölhet, amennyiben azt még nem használta fel egyetlen nyilvántartásban sem.

Korrekciók típusai

Menü:Útvonal/ Korrekciók típusai
Adott távon történt üzemanyag-fogyasztást korrigálhat az Ön által megadott % értékkel. Pl: ha "Fővárosi közlekedés" címszóval és 3% értékkel útvonalat rögzít, akkor a program a tényleges üzemanyag-fogyasztás költségét 3%-kal korrigálja, megemeli. Addig módosíthatók, törölhetők a felvitt adatok, míg az egyetlen gépjárműhöz sincsen hozzárendelve.

Üzemanyagárak

Menü:Útvonal/Üzemanyagárak
Itt rögzítheti időről-időre, az NAV által közzétett, időszakonként váltakozó, az útnyilvántartásban alkalmazott üzemanyagárakat. (Itt nézhető meg) Három mezőből áll egy üzemanyagár-elem: dátum, üzemanyag fajtája, üzemanyag ára. A programban már megszokott módon kezelhetjük ezt az ablakot is. Az "Új" gomb megnyomásával új üzemanyagárat adhatunk a listához. A "Módosít" gombbal már meglévő elemet módosíthatunk, valamint a "Törlés" gombbal már meglévő üzemanyagár-elemet törölhetünk.

Azon üzemanyagár, mellyel már kiszámoltunk legalább egy utat, nem törölhető, és csak nagy körültekintéssel módosítható. Ezekben az esetekben a program mindig figyelmeztet.

Ilyen eset is előfordulhat. Pl: a rögzített üzemanyagár-elem legyen ez: 2006.01.01.-től a 95-as benzinár 280ft. Tegyük fel, hogy 2006.02.12-ei nappal rögzítettünk a programban egy utat, mely természetesen a rögzített árral: 280ft-tal lett nyilvántartva. Ezután eszünkbe jut, hogy 2006.02.01-én új üzemanyagárakat tett közzé az NAV, és rögzítjük 2006.02.01-ei dátummal, hogy a 95-ös benzin 285 ft lett. A program ekkor figyelmeztetni fog, hogy van már olyan út a nyilvántartásban (2006.02.12-én), amely az új benzinár rögzítése előtt lett elmentve még a régi benzinárral. Ezeket az utakat szerkesszük meg az új benzinárnak megfelelően annak érdekében, hogy elszámolásaink mindig helyes üzemanyagárral legyenek nyilvántartva.

Üzemanyagár változás esetén ne a meglévő elemeket módosítsuk, hanem az "Új" gombbal teljesen új elemet hozzunk létre a listában.

Autók nyilvántartása

Menü:Útvonal/Autók
Tetszőleges számú gépjármű nyilvántartásba vehető. A Hozzáad gombbal új járművek adatait rögzíthetjük. A gomb megnyomásával megjelenő űrlapot értelemszerűen ki kell tölteni.

Az elszámolás módja kétféle lehet: átalány, vagy korrekciós. Ha ez utóbbit választjuk, akkor van lehetőségünk az üzemanyag-fogyasztás költségét korrigálni. Továbbá ha korrekciós elszámolást választ, akkor a Téli korrekció mezőben megadott %-értékkel fogja a program a december 1 - február 28 közötti utak költségeit korrigálni. Átalány esetében kizárólag a távolság és az üzemanyagár lesz a mérvadó a költség kiszámításában.

Azon már rögzített gépjárművek adatai törölhetők és módosíthatók, melyek még nem kerültek bele az útnyilvántartásba. Ha egy gépjármű adatát meg szeretnénk változtatni - annak ellenére, hogy már szerepel az útnyilvántartásban, ezt kell tennünk: Válasszuk ki a listában a kérdéses járművet. Nyomjuk meg a Törlés gombot, és érvénytelenítsük azt az adatbázisban. Ezután a Hozzáad gombbal rögzítsük a járművet a kívánt paraméterekkel. Az érvénytelet járművek a listában maradnak, de útnyilvántartásba már nem használhatók fel. A lista É (érvényes) oszlopában I betű jelzi, hogy Igen érvényes, N betű jelzi, hogy Nem érvényes adott jármű.

A K oszlop azt jelzi, hogy Átalány, vagy Korrekciós elszámolással bír az adott jármű.

Az oszlopnevekre kattintva a gépjárművek adott oszlop szerint rendeződnek. A rövidített oszlopnevek fölé húzva az egeret a teljes név is megjelenik egy buborékban.

Utak nyilvántartása

Menü:Útvonal/Útvonalnyilvántartó
A menü által megjelenő ablak az ablak alsó részében beállított szűrési feltételeknek megfelelő utakat jeleníti meg egy listában.

"Új" gomb: megnyomásával új utat rögzíthetünk az adatbázisban. A gomb megnyomásakor egy üres űrlap jelenik meg, melyet ki kell töltenie. Az űrlap az úttal kapcsolatos adatokra kérdez rá. Az Üzemanyagár nem módosítható mező. Értéke automatikusan áll be annak függvényében, milyen dátumot, és melyik gépjármű útját rögzíti. Az ár ugyanis függ az időponttól, és függ az üzemanyag fajtától, amit a kiválasztott gépjármű használ. Állítsa be a Honnan, Hová mezőket. A Honnan mezőket automatikusan kitölti a program a cég telephelyének címével, ha megnyomja az Irányítószám melletti ... feliratú gombot. A Hová mezők kitölthetők úgy is, ha megnyomjuk az Irányítószám mellett levő ... gombot. Ekkor megjelenik a céggel kapcsolatban álló partnerek listája (ez a lista az itt leírtak alapján karbantartható). Itt a kiválasztott partnerre duplán kattintva, vagy a Kiválaszt gombot megnyomva, a partner adatai bekerülnek a megfelelő mezőkbe. Adjuk meg az út hosszát. Korrekció csak akkor állíthat be, ha a gépjármű elszámolási módja "korrekciós". Megjegyzést is fűzhet egy-egy út-adatlaphoz. Az ablak jobb felső sarkában található Oda-vissza kapcsoló bejelölt esetben azt jelenti, hogy amikor megnyomja az adatlap kitöltése után a Mentés gombot, akkor az utak listájában kettő útelem jön létre. Egyik indulóhelytől célhelyig, másik célhelytől indulóhelyig. Így az oda-vissza út külön kezelhető, és ebben az esetben a távolság mezőben csak az oda út távolságát kell megadnia.

"Módosít" gomb: megnyomásával már rögzített utat módosíthatunk az adatbázisban.

"Törlés" gomb: megnyomásával már rögzített utat törölhetünk az adatbázisból.

"Klónozás" gomb: ha sűrűn megtett utat akarunk rögzíteni, nem szükséges minden mezőt mindig kitölteni. Válassza ki a listából azt az elemet, amihez hasonlót szeretne rögzíteni. Nyomja meg a Klónozás gombot. Ekkor megjelenik a dialógus ablak adatokkal feltöltve. Módosítsa az eltérő adatokat, és mentse el. Máris kész az új út felvitele.

"Szűkít" gomb: Az ablak alsó részén található szűkítőpanelen beállítottaknak megfelelően történik az utak szűrése. Jelölje be azokat a mezőket x-szel, melyek alapján szűrni szeretne, majd töltse ki mezőhöz tartozó beviteli mezőket a keresendő adatokkal. A honnan, hová, partner, megjegyzés mezőkbe szótöredékeket is írhat. Az utazás napja alapján mindig szűr a program. Ha az utazás napja benne van a megadott időintervallumban, akkor az út bekerül a listába. Ha időintervallumként egy teljes hónapot szeretne megadni, használja a dátum mezők mellett lévő két segédmezőt (év/hónap), mellyel a dátummezők automatikusan kitölthetők. A gépjármű esetében a beviteli mező mellett található ... gombot kell megnyomni, melynek következményeként megjelenik a gépjárművek listája. Itt dupla kattintással válassza ki a megfelelő járművet. A szűrési feltételek megadása után nyomja meg a Szűkít gombot. Ekkor történik meg az új lista megjelenése.

Fontos! Ha már nem szeretné szűkíteni a listát, akkor ne felejtse el minden lehetséges helyről kivenni az x jeleket.

"Tilt" gomb: ha nincs szüksége a listában megjeleníteni a Partner nevet,nyomja meg, és eltűnik. Ismételt megnyomáskor a partnernév újból megjelenik.

"Nyomtatás" gomb: a listában látható elemek az ottani sorrenddel kerülnek kinyomtatásra. Első körben egy nyomtatási képet kapunk, a nyomtatási kép felső részén indítható el a nyomtatás. Ha 2006. május hónapra egy adott autóra elszámolást szeretne nyomtatni, állítsa be a szűrőpanelen az év és hónap lenyíló mezővel a 2006-os évet, és a május hónapot. Majd a gépjármű mezőben válassza ki azt az autót, melyre az elszámolást készíti. Nyomja meg a Szűkítés gombot. Rendezze a listát Dátum szerint, majd nyomja meg a "Nyomtat" gombot.

Egy időszak nyomtatása után az elszámolásban részt vett utakat a program megjelöli. Ezeknél az utaknál a lista P oszlopában egy kis nyomtató ikont fog látni.

Az ablak jobb alsó részében az éppen aktuális lista összegzése olvasható.