A számlák listájának rendezése

Keresés a számlák listájában

Összesítés a számlák listájában

A gombok leírása

A rövidített elnevezésű oszlopok magyarázata

Használható funkcióbillentyűk, billentyűkombinációk

 

A "Számla/Számlák listája" menüpont az alábbi ablakot nyitja meg:

A listában a számlák jelennek meg egymás alatt. A kinyomtatott számlák szürke-fehér sorok váltakozásával, míg a még ki nem nyomtatott, piszkozatszámlák citrom-narancs sorok váltakozásával jelennek meg. A kinyomtatott számlák még abból is felismerhetők, hogy az N(yomtatott számla?) oszlopban egy nyomtató ikon található.

ALT+E gomb megnyomásával a számlán szereplő vevő adataiból többet nézhetünk meg, pl:

A rövidített elnevezésű oszlopok magyarázata sorban:

N: Nyomtatott-e a számla? Ha igen, akkor egy nyomtató ikon látható a sorban.

F: Kifizették? Ha könyveltük a számla kiegyenlítését, akkor itt egy pénzérme ikon jelenik meg. Részfizetés esetén egy fél érme látható. A Bruttó oszlopban piros számmal jelöli a program, hogy még mennyivel tartoznak a számla kapcsán. Ha teljesen ki van egyenlítve, akkor ez egy zöld 0-t mutat. A számlához tartozó utolsó befizetés napját a "Fizetés" nevű oszlop második dátuma jelöli, mely zölddel van színezve. A "Fizetés" oszlopban a fizetési határidő látható. Ha pirossal jelenik meg, akkor az azt jelenti, hogy a határidő már lejárt, és nem lett kiegyenlítve.

S: Sztornószámla? Ha egy piros X látható ebben az oszlopban, akkor igen, sztornószámláról van szó. Ha egy piros X látható a bal alsó sarokban egy zöld ponttal, akkor helyesbítő számláról van szó.

E: Előleg/végszámla: Piros "E" betű jelöli, ha előlegszámláról van szó, de a számla még nem lett végszámlázva. A végszámlázott előlegszámla fekete "E" betűvel van jelölve. Ha végszámláról van szó, akkor "V" betű látható ebben az oszlopban.

M: E-mailezve: Ha egy számlát elküldtünk egyszer már emailben, akkor ebben az oszlopban egy levél ikon jelenik meg.

e: E-számla: Ha elektronikus számláról van szó, akkor egy kis számla ikon jelenik meg itt.

P: Pénznem:  A számla pénzneme

A számlák listájának rendezése

Ha szeretnénk, hogy egy adott oszlop szerint növekvő sorrendben jelenjenek meg a számlák, kattintsunk adott oszlop fejlécére. Kattintsunk rá mégegyszer, és akkor csökkenő sorrendben történik a rendezés.

Keresés/szűrés a számlák listájában

Nézzük meg a "Szűkítések" blokkot az ablak bal alsó részében. Az ott található mezők szerint tudjuk a listát szűrni. Ha a vevő neve alapján szeretnénk szűrni, akkor jelöljük meg a "Vevő" címke előtti négyzetet, ezzel jelezzük a j-Kontónak, hogy a vevő nevében keresünk. Ezután adjuk meg a vevő mezőben azt a szót, vagy szótöredéket, amit keresünk, majd nyomjuk meg az ENTER gombot, vagy az "Újratöltés" gombot. Ha végeztünk a szűréssel, akkor ne felejtsük a kiválasztott szűrők előtti négyzetből kitörölni az X-et.  Ezzel újra a teljes listával tudunk dolgozni.

Három dátumszűrő a számla három fajta dátumára: teljesítés napja, számla kelte, fizetési határidő. Ezekben a szűrőkben dátumintervallumot adhatunk meg. Adjuk meg a vizsgált időszak kezdetét és végét, majd jelöljük meg a szűrő előtti kis négyzetet. A "Számla kelte" szűrő automatikusan meg van jelölve, ezt nem lehet feloldani. Ha sok számlánk van, érdemes havonta adott tárgyhónapra beállítani, hogy megfelelő sebességgel működjön a j-Kontó. De alkalmazhatjuk negyedévre, félévre, vagy a teljes tárgyévre is.

PÉLDA: Szeretnénk leválogatni az összes még be nem fizetett számlánkat? A "Fizetett" szűrő előtti négyzetet jelöljük meg, majd válasszuk ki a "Fizetett" szűrő mögötti lenyíló mezőben a "Nem" szűrőt. Nyomjuk meg az "Újratöltés" gombot. Készen is vagyunk.

Összesítés a számlák listájában

Az éppen szűrt állományt összesíti a jobb alsó sarokban lévő összesítő box. Külön a nettó, áfa és bruttó összegeket is összesíti. Ha több devizanemben is vannak számlák adott szűrési halmazban, akkor az összesítés mindig az itt meghatározott devizanemben történik. Ez alapesetben mindig "Forint".

A fenti szűrési feltételekkel és ezzel az összesítő box-szal könnyedén meg tudjuk határozni például, hogy egy adott időszakban kiállított számláinknak mekkora az áfa tartalma.

A gombok leírása

Nyomtat: Papír alapú számla nyomtatása, vagy elektroniku számla készítése (pdf gyártás, mentés előre meghatározott tárhelyre, pdf elküldése vevő megadott email címére). Ha erre a gombra a CTRL gomb megnyomásával együtt kattintunk, akkor előnézeti képet kapunk a számláról.

PDF: Az e-számlák "nyomtatáskor", azaz kiállításkor az "Adatbázis/Automata biztonsági mentések beállításai" menüpontban megjelenő ablak alsó részében beállítottaknak megfelelő helyen tárolódnak. Az "Elektronikus számla mentési útvonala" mezőben egy helyi könyvtárat kell beállítani, valamint megadható, ha az e-számlákat esetleg Google Drive-on szeretnénk tárolni.

Az e-számla tehát vagy egy helyi könyvtárban, vagy a Google Drive-ra lesznek elmentve. Amennyiben Google Drive-ra helyeznénk az e-számlát, de valamilyen okból nem sikerül a programnak a számlát feltölteni, ebben az esetben mindig a helyi könyvtárba kerül a számla.

  • Pdf export
    • számla aktuális állapotának pdf-be történő exportja. Nem elektronikus számla esetén mindig az adatbázis alapján pdf-et generál. Ha elektronikus számláról kérünk ki pdf-et, akkor az eredeti elkészített pdf-et próbálja a program megkeresni (a j-Kontó az előzetesen már beállított tárhelyeken keresi az elektronikus számlát)
  • Összes lokális e-számla másolása Google Drive-ra
    • ennek a funkciónak a segítségével minden helyben elmentett és elérhető elektronikus számla a Google Drive-ra kerül feltöltésre. Feltétele, hogy a Google Drive hozzáférés be legyen állítva a az "Adatbázis/Automata biztonsági mentések beállításai" menüpont alatt a "Google Drive jogosultsági fájl beállítása" gomb segítségével. A program mindig azon üzleti év számláit rendezi, mely év az ablak fejlécében található évválasztó lenyíló-mezőben be lett állítva.
  • Összes Google Drive e-számla másolása lokális helyre
    • ennek a funkciónak a segítségével minden Google Drive-ra elmentett és ott elérhető elektronikus számla a beállított helyi mappába kerül letöltésre. Feltétele, hogy a Google Drive hozzáférés be legyen állítva a az "Adatbázis/Automata biztonsági mentések beállításai" menüpont alatt a "Google Drive jogosultsági fájl beállítása" gomb segítségével.A program mindig azon üzleti év számláit rendezi, mely év az ablak fejlécében található évválasztó lenyíló-mezőben be lett állítva.
  • PDF e-számla kapcsolása kijelölt számlához
    • amennyiben sem a megadott helyi könyvtárban, sem a Google Drive-on nem található az e-számla, ebben az esetben ezzel a funkcióval az e-számla hozzákapcsolható a jKontóban kijelölt számlához, továbbáa a program a megfelelő helyi mappába, vagy a Google Drive-ra is feltölti az e-számlát. Egy j-Kontóbeli számlához csak a ténylegesen ahhoz tartzozó pdf számlát lehet hozzárendelni.
  • PDF e-számla helyének meghatározása
    • Jelöljünk ki egy e-számlát, majd válasszuk ki ezt a funkciót. EKkor a program kiírja, hogy a kiválasztott e-számla hol található: melyik helyi mappában, vagy a Google Drive-on.
  • PDF e-számla megnyitása
    • A kijelölt e-számla eredeti pdf állományát megkeresi a lehetséges helyeken kutatva, és megnyitja megtekintésre.

Küld: A számla aktuális állapotát pdf-ben elkészítve küldi el a megadott email címre. Fontos, amennyiben még nem nyomtatta a számlát, úgy piszkozatszámlát küldhet ki a programmal, ami még nem érvényes!

Lista nyomtatás: Kinyomtatott számlák listázása nyomtatóra. Bevételi nyilvántartásként használható lista. Tartalmazza a számlaszámot, az ügyfél főbb adatait, számla keltét, fizetési határidejét, teljesítés napját, nettó, bruttó értékét, áfa tartalmát, és a számla befizetésének napját.

Sz.levél

Fizetve: Ha egy számlát kiegyenlítettek, akkor ezzel a gombbal könyvelni is tudjuk azt. "Mai nappal érkeztetem" gombbal az aktuális nap dátumával a számla végösszegével egyenértékű befizetést regisztrál a program. "Más nappal érkeztetem" gombbal egy tetszőlegesen megadható dátummal regisztrálja a program a számla befizetését. "Részösszeget érkeztetek" gombra megjelenő űrlap segítségével részösszeget könyvelhetünk el egy megadott dátumra. "Részösszegek kezelése" gombra kattintva az eddigi a számlához tartozó összes befizetést egyszerre láthatjuk, illetve azokat módosíthatjuk, törölhetjük, azaz tetszőlegesen szerkeszthetjük az "Új", "Módosít", "Töröl" gombokkal.

Részösszeg érkeztetése:

(Egy számlához tartozó) Részösszegek kezelése:

Sztornó: Ha ráklikkelünk a gombra, akkor a kiválasztott számlát sztornózzuk. Ha CTRL gomb lenyomásával egyidejűleg klikkelünka rá a gombra, akkor helyesbítjük a számlát. A sztornó számla szerkesztő ablakban a sztornózás indoklását, és a számla dátumait állíthatjuk be, minden más mező írásvédett.

Helyesbítés esetén az eredeti tételek árai ellentétes előjellel szerepelnek a számlán (ezek a tételek nem szerkeszthetők), és mindegyik tétel eredeti árral is szerepel, amely szerkeszthető. Alapesetben ez tehát egy nulla forint végösszegű számlát eredményez. Ily módon ha egy tételt az eredeti számlán rossz árral tüntettünk fel, akkor a szerkeszthető tételbe írjuk be a megfelelő árértéket, és a számla végösszege memutatja, hogy a vevő vagy az eladó mennyivel tartozik a másik fél felé.

Végszámla: végszámla készítését kezdeményezni csak a "Számlák listája" ablakból lehetséges (előlegszámla készítéséről itt). Ha egy darab előlegszámla vágszámláját szeretné kiállítani, a legegyszerűbb, ha kiválasztja az előlegszámlát a listából, majd megnyomja a "Végszámla" gombot.

Ha több előlegszámlája van, akkor nyomja meg a CTRL gombot, és vele egyidejűleg a "Végszámla" gombot. A megjelenő ablakba gyűjtse össze az előlegszámlákat. Ha duplán kattint a számlák listájában egy előlegszámlán, akkor a kiválasztott előlegszámla bekerül a gyűjtő ablak listájába. Ha megvan az összes előlegszámla, nyomja meg a kis ablakon a "Végszámla" gombot.

Ezek után a számlakészítő ablak jelenik meg kitöltve az előlegszámlák tételeivel, mínusz előjeles értékekkel. Ezek a tételek nem módosíthatók, viszont hozzá kell adni a végszámlához egy új tételt, melyen a szolgáltatás teljes értéke szerepel.

A végszámla máris menthető, nyomtatható. Az efféle dokumentumok nyomtatáskor a Végszámla címsort kapják.

Újratöltés: Frissíti a számlák listájának a tartalmát.

Kilép: a j-Kontó kilép a számlák listája ablakból, bezárja azt.

Előlegszámla készítése

Töltsük be a számlakészítő ablakot. Egy számla akkor válik előlegszámlává, ha a számlák fajtája panelon a fajta lenyíló mezőben az előleg értéket állítjuk be. Az ilyen beállítás mellett kinyomtatott számlák címsorában Előlegszámla szöveg olvasható. Az előlegszámla tételének rögzítésekor ügyeljünk arra, hogy jelüljük meg az "Előleg" mezőt! Enélkül nem felel meg a jogszablyoknak az előlegszámla.

Természetesen számla klónozással is van lehetőség előlegszámlát kiállítani.

A számlák listájában az előlegszámlákat a következőképpen jelöli a program: az E (Előleg) oszlopban, ha szerepel az E betű, akkor előlegszámláról van szó. A piros E betű azt jelzi, hogy az előlegszámla még nem lett végszámlában feldolgozva. A fekete E betű azt jelzi, hogy az előlegszámla már végszámlázva lett.

Használható funkcióbillentyűk, billentyűkombinációk

F2: kiválasztott sor, számla szerkesztése, amíg nincs kinyomtatott állapotban

ENTER: kiválasztott sor, számla szerkesztése, amíg nincs kinyomtatott állapotban

Egér dupla klikk: kiválasztott sor, számla szerkesztése, amíg nincs kinyomtatott állapotban

DELETE: kiválasztott sor, számla törlése, amíg nincs kinyomtatott állapotban

INSERT: új számla rögzítésének kezdeményezése

ALT+C: új számla készítése kiválasztott számla másolásával