Tartalomjegyzék

Szállító adatai

Vevő adatai

Fizetési mód, dátum blokk

Számla fajtája blokk

Tétel blokk

Egyéb adatok

Záradék

Felső gombsor

Nyissuk meg a "Számla/Új számla" menüpontot. Ez az ablak lesz segítségünkre a számla kiállításban. Ebben az ablakban a számlán is megjelenő főbb adatblokkok találhatók, melyek kitöltésre várnak:

Szállító adatai

A szövegmező két részből áll.

a) Az első része a "Saját adatok" ablakban található adatokból áll össze automatikusan. Ez többnyire a cégnév, széhely adatok, adószám. Ez a szövegtartalom ebben a mezőben közvetlenül nem szerkeszthető. Ha szerkeszteni szükséges, akkor kattintsunk az alatta elhelyezett "Számlakibocsátó módosítása" gombra.

b) A második része: a "Saját adatok" ablak "Számlakibácsátó egyéb adatai" blokkba beírt szöveggel töltődik ki. Ha a szövegdoboz aljára megyünk, akkor ott ez a szövegrész már szerkeszthetővé válik, ide egyéb adatokat is beszúrhatunk. Ez egy szabadszöveges rész.

A "Számlakibocsátó módosítása" gombbal változtathatunk a cégünkkel kapcsolatos adatainkon (kép alább). Ha itt változtatunk a céges adatokon, akkor ezek az adatok csak az éppen szerkesztett számlán módosulnak. Egy következő számlán ismét a "Saját adatok" ablakban beállított adatok lesznek a mérvadók. Ezért ha végleges, és hosszú távú módosítást szeretnénk elvégezni a saját céges adatainkon, akkor a módosítást a "Saját adatok ablakban" kell elvégezni.

Ha a "Saját adatok" ablakban módosítunk a cégünk adatain, akkor a már meglévő számlákban - legyen az piszkozat, vagy kinyomtatott számla - a "Szállító adatai" nem módosulnak, hiszen az "Új számla" ablak "Szállító adatai" mezejének kitöltését a j-Kontó az ablak megnyitáskor állítja össze.

Amennyiben szeretnénk egy éppen szerkesztett számlában a számlakibocsátó adatait a "Saját adatok" ablakban kitöltött értékekre változtatni, nyomjuk meg a "Számlakibocsátó módosítása" ablakban a "Frissít" gombot. Ekkor a program kiolvassa a "Saját adatok"-ból az adatokat, és beilleszti az aktuálisan szerkesztett számlába.

A "Számlakibocsátó módosítása" ablakban az "Egyéb adatok" mező tartalma a "Saját adatok"-ról szóló részben a "Számlakibocsátó egyéb adatai a számlán" cím alatti részben leírtak szerint alkalmazható.

Vevő adatai

A szövegmező két részből áll.

a) Az első része a Partnertörzsben (Számla/Partnerek listája) ablakban található adatokból áll össze automatikusan. Ez többnyire a cégnév, számlázási cím adatok, adószám. Ez a szövegtartalom ebben a mezőben közvetlenül nem szerkeszthető. Ha szerkeszteni szükséges, akkor kattintsunk az alatta elhelyezett "Számlabefogadó módosítása" gombra.

b) A második része: Ha a szövegdoboz aljára megyünk, akkor ott ez a szövegrész már szerkeszthetővé válik, ide egyéb adatokat szúrhatunk be. Ez egy szabadszöveges rész.

A "Vevő adatai" mező kitöltése

Ha Új ügyfélről van szó, akkor is két lehetőségünk van:

1) Az alábbi űrlapban kezdjük el gépelni az új ügyfél nevét a "Vevő neve" mezőben. Miután elhagyjuk a mezőt, a többi mező színe átvált más színre, és az ablak fejléce is jelzi: "új vevő rögzítése" van soron. Töltsük ki a lényeges adatokat, majd az "OK" gombbal mentsük el a céget.

2) Másik módszer új ügyfél felvitelére, ha megnyomjuk a fenti ablakon a "Keresés" gombot. A megjelenő "Partnerek listája" ablakban kattintsunk az "Új" gombra, így fel tudjuk vinni a j-Kontóba az új ügyfelet. Az új ügyfél mentése után a "Partnerek listájá"-ban keressük meg a berögzített ügyfelet, jelöljük ki, majd kattintsunk a "Kiválaszt" gombra, ezzel az új ügyfél bekerül a fenti űrlapba.

Meglévő ügyfél kiválasztása

A "Számlakibocsátó módosítása" gomb megnyomására a vevő adatait szerkesztő űrlap jelenik meg. Két féle képpen kereshetünk a már partnertörzsben lévő ügyfelek közül: 1) a "Vevő neve" mezőbe gépelve a lenyíló mezőben megjelennek a parterek, és az itt kiválasztott cég egyéb adatai kerülnek a többi mezőbe is. 2) a másik keresési módszer: nyomjuk meg a "Keresés" gombot, mely a "Partnerek listája" ablakot jeleníti meg. Itt a zöld sávszűrő segítségével keressük meg az ügyfelet, akinek számlázunk, majd a "Kiválaszt" gombbal bekerülnek a cég adatok az alábbi űrlapba.

Ennek az ablaknak a kitöltése után az "OK" gombbal tudjuk a módosítást rögzíteni, a "Mégsem" gombbal tudjuk az ablakot változtatás nélkül elhagyni.

Ha a vevő adatain még változtatni szeretnénk a számla kibocsátás során, akkor a "Számlakibocsátó módosítása" gombbal ezt megtehetjük. Ha itt változtatunk az adatokon, akkor ezek az adatok csak az éppen szerkesztett számlán módosulnak. Egy következő számlán ismét a "Partnertörzsben"  beállított adatok lesznek a mérvadók. Ezért ha végleges, és hosszú távú módosítást szeretnénk elvégezni az ügyfél adatain, akkor a módosítást a partnertörzsben kell elvégezni.

Ha a partnertörzsben módosítunk a cégünk adatain, akkor a már meglévő számlákban - legyen az piszkozat, vagy kinyomtatott számla - a "Vevő adatai" nem módosulnak, hiszen az "Új számla" ablak "Vevő adatai" mező kitöltését a j-Kontó akkor állítja össze, amikor kiválasztjuk az ügyfelet a partnerek listájáról.

Fizetési mód, dátumok blokk

Fizetés módja: szabadszöveges mező. A tartalmát a program számla mentésekor rögzíti, így a következő számlakészítéskor a mező tartalmazni fogja az elmentett elemet, amit már nem kell beírni, hanem elég csak kiválasztani a lenyíló mezőből.

Teljesítés napja: a számla teljesítésének napja. A mező feletti címke kattintható. 3 soros menüt kínál fel, melynek mindegyiket folyamatos teljesítésű szolgáltatás számlázásakor alkalmazható:

a) normál

b) nemzetközi fordított adózású szolgáltatás

c) közösségen belüli (EU) adómentes termékértékesítés

Egy számlán a szolgáltatás folyamatos voltát úgy tudjuk jelölni, hogy a szolgáltatás teljesítésének kezdetét és végét meghatározzuk. Ha a szolgáltatás tételek rögzítése után a fenti három közül kiválasztjuk a megfelelőt, akkor a program beállítja a helyes teljesítés napját.

Számla kelte: a számla keltének napja. A számla keltének számláról-számlára monoton növekedőnek kell lenni. Azaz, egy számla keltezése vagy megegyezik, vagy nagyobb, mint az előző számla keltezése. A számla keltébe csak olyan évet írhatunk, amely év a "Saját adatok" "Kezelt év" mezőjében meg van adva.

Napok száma: Alapesetben ez a szám a "Saját adatok" ablakban "A számla keltezése és fizetési határidő közötti napok száma" mező értékét tartalmazza. A mező mögött lévő "+" gombra kattintva a program a "Számla kelté"-hez hozzáadja a megadott számú napot, és a dátumot beírja a "Fizetési határideje" mezőbe.

Fizetés határideje: a számla fizetési határideje. Kiszámítható, ha a "Számla kelte" és a "Napok száma" kitöltése után megnyomjuk a "+" gombot. "Számla kelte" + "Napok száma" = "Fizetés határideje".

Számla fajtája blokk

E-számla: Ha bekapcsoljuk, akkor elektronikus számlát állít elő a program. Ekkor a "Számlabefogadó módosítása" alatt megjelő ablakban az "E-mail (e-számla)" mezőt is ki kell tölteni. Ugyanis az itt megadott email címre küldi el a j-Kontó az elektroniku számlát. Az elektronikus számla előállítását is a "Nyomtatás" gombra kattintással indíthatjuk el. Ekkor nyomtatás helyett elkészül a pdf számla, amit a j-Kontó aláír, időbélyegzővel lát el, eltárolja az "Adatbázis/Automata biztonsági mentések beállítása" menüpont alatt beállított tárhelyre (lokális tároló útvonalán, vagy saját Google Drive-on) majd elküld a címzettnek.

Pénzneme: Forint/Euro/USA Dollár

Fajtája: Normál/Előleg/Végszámla/Gyűjtő

Tételek blokk

A számla tételeit itt rögzíthetjük fel: Kattintsunk a táblázatba az egér jobb gombjával, és a megjelenő menüből válasszuk ki a megfelelőt. "Új tétel hozzáadása a számlához", "Kiválasztott tétel módosítása", "Kiválasztott tétel törlése". Ezek a funkció elérhetők a billentyűzetről is rendre: az INSERT, az F2 és a DELETE gombok lenyomásával.

Tétel hozzáadása

Az alábbi ablak jelenik meg:

Lehetőségek: Ha meglévő szolgáltatás vagy terméket számlázunk, akkor két lehetőségünk van: a "Megnevezés" mezőben kezdjük el gépelni a szolgáltatás/termék nevét, és a megjelenő listából válasszuk ki a megfelelőt. A kiválasztással egyidőben a többi kapcsolódó mező is kitöltődik a terméktörzsben megadottak szerint. Ugyanezt megtehetjük a "Keres" gombra kattintva, amikor is felnyílik a "Szolgáltatások/termékek listája" ablak, ahol a zöld sávszűrővel keressük meg a szükséges szolgáltatást/terméket, jelöljük ki, majd kattintsunk a "Kiválaszt" gombra. Az eredmény az lesz, hogy a kiválasztott szolgáltatás/termék bekerül a fenti űrlapba.

Amennyiben új, még nem rögzített szolgáltatást/terméket számláznánk, akkor két lehetőségünk van: a "Megnevezés" mezőbe írjuk be az új szolgáltatás/termék nevét. Majd töltsük ki a többi mezőt is; az eltérő színűvé vált mezők adatai lesznek a terméktörzsbe is eltárolva. A másik lehetőség a szolgáltatás/termék felvitelére, ha megnyomjuk a "Keres" gombot; amire megjelenik a "Szolgáltatások/termékek listája", aminek a tetején lévő "Új" gombbal rögzítsük az új szolgáltatást/terméket. Erről bővebben itt olvashat! A rögzítés befejeztével jelölje ki a most rögzített szolgáltatást/terméket, végül kattintson a "Kiválaszt" gombra. Az eredmény az lesz, hogy a kiválasztott szolgáltatás/termék bekerül a fenti űrlapba.

ÁFA mező: az alábbi lehetőségeket tartalmazza: Adóköteles, Mentes az adó alól, Alanyi mentesség, Fordítottan adózó, Tárgyi adómentes, EU-n belül, EU-n kívül, Különbözeti áfa, Áfa körön kívül. Az adóköteles kiválasztásakor az "Áfa%" mezőt is töltsük ki az áfa konkrét értékével.

Nettó/bruttó egységár: jelöljük meg a mező mögötti kis körök közül melyik egységárban adjuk meg az árat. Töltsük ki azt a mezőt.

Kedvezmény: %-ban megadható kedvezmény.

Telj. kezd: folyamatos teljesítésű szolgáltatás esetén a szolgáltatás teljesítési időszakának kezdete

Telj. vége: folyamatos teljesítésű szolgáltatás esetén a szolgáltatás teljesítési időszakának vége

Teljesítés napja: tételhez is hozzáfűzhető a teljesítés napja, de ez csak egyszeri termék esetén, nem folyamatos szolgáltatás esetén. Vagy ezt, vagy az időszakot tölthetjük ki, a kettőt együtt nem lehetséges.

Közvetített szolgáltatás: közvetített szolgáltatás esetén ne felejtsük megjelölni ezt a mezőt! Fontos, hogy így, és ne szöveges megjegyzésben jelöljük a számlán ezt a jellemzőt!

Előleg: Mára már megszűnt az előleg és végszámla típusú számla. Helyette a számla tételeinél kell megjelölni, hogy előlegről van-e szó. Jelöljük meg ezt a mezőt, ha igen! Ekkor a számlára rákerül a tétel mellé az "előleg" megjelölés.

Végszámla: Mára már megszűnt az előleg és végszámla típusú számla. Helyette a számla tételeinél kell megjelölni, hogy végszámlázásról van-e szó. Jelöljük meg ezt a mezőt, ha igen! Ekkor a számlára rákerül a tétel mellé az "végszámla" megjelölés.

Gyűjtőszámla csoport: Töltse ki a csoportazonosítóval a mezőt. Első alkalommal kell csak beírnia, ha következő alkalommal ugyanahhoz a gyűjtőszámlához készít számlát, már elég a lenyíló mezőből kiválasztani esetleg a kezdőbetűk megadása szükséges lehet...

Egyéb termékinformációk: erre a gombra kattintva egy menü jelenik meg. A menük közül válasszuk ki, hogy a kiszámlázott tétel melyik kategóriába esik, és a kiválasztás után töltsük ki a megjelenő űrlapot is értelemszerűen.

a) Földi közlekedési eszköz adatai

b) Légi közlekedési eszköz adatai

c) Vízi közlekedési eszköz adatai

d) Ásványolaj adatai

e) Termék adatainak törlése: ha mégsem szeretnénk az adatok részletezését, akkor ezzel a menüponttal törölhetjük az a)-d) menük valamelyikével felvitt adatokat.

Egyéb termékjellemzők, melyek jelölése és kitöltése adott esetben kötelező: "Dohányár", "Az árverési vételár", "Adók értéke", "Árverés költsége"

Ha kitöltöttük az űrlapot, akkor a "Hozzáad" gomb megnyomásával adjuk hozzá a tételt a számlához. A "Mégsem" gombbal rögzítés nélkül hagyhatjuk el ezt az ablakot.

Tétel szerkeszése

Jelöljük ki a "Tételek" listában a szerkesztendő tételt. Nyomjuk meg az F2 billentyűt, vagy válasszuk ki a megfelelő jobb egérgombos menüpontot. Ennek következtében a "Tétel hozzáadása" fejezetben tárgyalt ablak jelenik meg a szerkesztendő tétel adataival. Módosítsuk a szükséges adatot, majd a "Módosít" gombbal érvényesítsük a változásokat, vagy a "Mégsem" gombbal hagyjuk el az ablakot mentés nélkül.

Tétel törlése

Jelöljük ki a "Tételek" listában a törlendő tételt. Nyomjuk meg az DELETE billentyűt, vagy válasszuk ki a megfelelő jobb egérgombos menüpontot. Ekkor a kijelölt tétel eltávolításra kerül a listából.

Egyéb adatok

Megjegyzést fűzhet a számlához az alábbi blokkban. Előre tárolt megjegyzések a "Megjegyzés" gombra kattintva vagy a vagy a megjegyzés szöveg mezőbe duplán kattintva előhozhatók, így csak választani kell, melyik jelenjen meg.

Nettó összérték, Fizetendő össz: ezek a mezők nem módosítható mezők. Ezek a program által számolt összesítő értékek. A számla tételeinek nettó és bruttó értékeit összegzik.

Nyomtatás példányszáma: alapesetben a "Saját adatok" ablakban beállítottnak megfelelően töltődik ki.

Megrend. száma: Ha a számla megrendeléshez kapcsolódik, akkor itt feltüntethetjük annak azonosítóját, ha szeretnénk a számlán azt feltüntetni.

Kerekítéssel: Ha megjelöljük ezt a kapcsolót, akkor készpénzes fizetés esetén 5 forintos kerekítéssel kerekíti a számla végösszegét. A "Különbözet" mező pedig azt mutatja meg, hogy ebben az esetben mennyivel tér el az eredeti számlaérték a kerekített értéktől.

Aláírások: alapesetben a "Saját adatok" ablakban beállított értéknek megfelelően töltődik ki. Mellette található lenyíló mezőben, mely alapértelmezetten "Magyar", a számla nyelvezetét lehet beállítani.

Logo a számlára!: Ha a "Saját adatok" ablakban töltöttünk fel logót, akkor itt jelöljük meg ezt a mezőt, ha szeretnénk, hogy a számlán megjelenjen. Ez a mező új számla készítése esetén alapértelmezetten a "Saját adatok" ablakban beállított állapotot veszi fel.

Bélyegző a számlára!: Ha a "Saját adatok" ablakban töltöttünk fel bélyegzőt, akkor itt jelöljük meg ezt a mezőt, ha szeretnénk, hogy a számlán megjelenjen. Ez a mező új számla készítése esetén alapértelmezetten a "Saját adatok" ablakban beállított állapotot veszi fel.

Számlakép: A j-Kontó jelenleg 2 darab számlaképet tartalmaz: "Normál", és "Színes".

A felső gombsor

Képviselő: Amennyiben pénzügyi képviselőt alkalmaz, nagyon fontos, hogy az ő adatait ebben a blokkban tűntesse fel.

Nem szabad a képviselő adatait például a megjegyzés mezőbe rögzíteni, a jogszabályok szerint a számla nem lesz törvényeknek megfelelő. Ha egy személy adatait már rögzítette, akkor a későbbiekben elegendő a "Keresés" gombra kattintani, és ott kiválasztani a megfelelő képviselőt, így nem szükséges minden alkalommal az összes adatot kézzel begépelni.

Mentés: Az elvégett módosításokat menthetjük

Nyomtatás: A j-Kontó ellenőrzi, majd ha helyesnek találta, akkor papír alapú számla esetében kinyomtatja, elektronikus számla esetében pdf elektronikus számlát készít, tárolja azt a beállított tárhelyen és email-ben elküldi a címzettnek. Nyomtatás után már nincs lehetőség további változtatások mentésére.

Egyéb: kizárólag a "színes" számlaképhez kapcsolódó beállítási lehetőséget tartalmazza.

A színes számlakép létrehoz egy posta címzési területet, postaablakot. Erre a területre a vevő levelezési címe kerül fel. Ha helyesen bepozícionáljuk, akkor egy átlátszó ablakos borítékba behelyezve a levelezési cím látható marad. A postaablak pozícionálására töltse ki az felső három mezőt. Ezeket az adatokat kell egész számban meghatározni: az A4-es lap bal széle és a postaablak bal széle közötti távolság mm-ben, az A4-es lap teteje és a postaablak teteje közötti távolság mm-ben, végül a postaablak szélessége mm-ben.

A "Lejárt tartozások megjelenítése a számlán" mezőt akkor jelölje meg, ha szeretné feltüntetni a számlán a lejárt számlákat. Lejárt számlának minősül az a számla, amelynek a fizetési határideje lejárt, és befizetése nincsen könyvelve a j-Kontó programban. A j-Kontó egy-egy sorban feltünteti a lejárt számlá(k) számát, devizanemét, lejárati dátumát és összegét, valamint a végén összesíti azt. A kinyomtatandó számlával megegyező devizanemű számlaösszegeket szummázza, de az eltérő devizanemű lejárt számlákat is feltünteti a listában.

Az "Alapértelmezett" gomb megnyomásával visszaállíthatjuk az ablak tartalmát a "Saját adatok" ablakban (Szla.beállítások) megadott értékekre.

Záradék: lásd záradák című részt

Kilépés: a számlaszerkesztő ablak bezárása.

Nr: a gombon lévő szám megmutatja, hogy melyik a soronkövetkező számlasorszám. Ha a gombra kattintunk, akkor a számla előnézeti képét nézhetjük meg.

Záradék

Kattintsunk a Záradék gombra. Ekkor a számlakészítő ablak átváltozik, és záradékok hozzáadására nyílik lehetőség. A "Záradék hozzáadása" gombra kattintva egy menü jelenik meg, amelyből ki kell választanunk a számunkra megfelelő záradékot. Két fajta záradék típus létezik. Az egyik fajta, amelynél csak egy előre meghatározott szöveg kerül a számlára. Ezeket alábbi záradék-felsorolásban aláhúzással jelöljük. A másik fajtája olyan, hogy kiválasztás után egy űrlapot jelenít meg, melyet kik kell töltenünk értelem szerűen, avagy könyvelőnkkel egyeztetettt formában. Kitöltés után ezek az adatok fognak megjelenni a számla záradék blokkjában.

Amikor kiválasztunk egy záradékot, akkor az bekerül az ablakba felsorolásszerűen (ha többet is kiválasztunk).

Pénzforgalmi elszámolás

Önszámlázás

Fordított adózás

Adómentességi hivatkozás

Különbözet szerinti szabályozás

Termékdíj-feltüntetési kötelezettség számlán történő átvállalás esetén

Termékdíj-feltüntetési kötelezettség szerződéssel történő átvállalás esetén

Termékdíj-feltüntetési kötelezettség a kötelezett és vevőinek visszaigénylésre jogosult vevő partnerei által igényelt esetben

Termékdíj-feltüntetési kötelezettség csomagolószer első belföldi forgalomba hozatalakor

Termékdíj-feltüntetési kötelezettség reklámhordozó papír első belföldi forgalomba hozatalakor

Energia értékesítése esetén

Népegészségügyi termékadó kötelezettség

AHK-szám feltüntetése

Csomagküldő kereskedőtől beszerzett jövedéki termék eredetének igazolása

Adóraktár engedélyesének jövedéki termék értékesítése

Adóraktár engedélyese/importáló/bejegyzett kereskedő/jövedéki engedélyes kereskedő által megfizetett adó feltüntetése

Gázolaj beszerzéséről szóló számla adatai csoport

Jövedéki engedélyes kereskedő jövedéki termék értékesítése

Jövedéki engedélyes kereskedő jövedéki termék értékesítése csoport

Jövedéki engedélyes kereskedő a raktárhelyisége, illetve tárolótartálya telephelyének nem jövedéki engedélyes kereskedelmi elárusítóhelyként történő használatakor

Nem jövedéki engedélyes kereskedő meghatározott kereskedelmi mennyiséget elérő mennyiségű jövedéki termék értékesítésekor

Importáló a jövedéki termék értékesítésekor

Betétdíj alkalmazása esetén

Rezsicsökkentés számlázása

Tranzitadóraktár-engedélyes a tranzitadóraktárból történő értékesítés esetén

Záradék(ok) eltávolítása

Jelöljük ki azokat a záradékokat, amelyeket el szeretnénk távolításani a számláról. Egy záradék akkor válik kijelöltté, ha rákattintunk egérrel, és kék színű keretet kap. Ha mégegyszer rákattintunk, akkor a kék keretet elveszti, és a kijelöltsége is megszűnik. A kijelölés után nyomjuk meg a "Záradék törlése" gombot. Hagyjuk jóvá a törlést, és végül a kijelölt záradékok törlődnek a számláról.

Záradék módosítása

Jelöljük ki azokat a záradékokat, amelyeket el szeretnénk távolításani a számláról. Egy záradék akkor válik kijelöltté, ha rákattintunk egérrel, és kék színű keretet kap. Ha mégegyszer rákattintunk, akkor a kék keretet elveszti, és a kijelöltsége is megszűnik. A kijelölés után nyomjuk meg a "Záradék módosítása" gombot. Fontos, hogy pontosan egy záradék legyen kijelölve, különben nem indul el a záradék szerkesztése.

Ekkor a záradékhoz kapcsolódó űrlap megjelenik a már beállított adatokkal. Módosítsuk a szükséges adatokat, majd "Rendben", vagy "Mentés" gombbal zárjuk az ablakot, ha a módosítást rögzíteni szeretnénk. "Mégsem" gombot, ha a változásokat nem szeretnénk rögzíteni.

Záradékok bezárása, vissza a számlaszerkesztőhöz

Nyomjuk meg a záradékszerkesztőben a "Bezár" gombot. Ezzel a számlaszerkesztő ablakhoz jutunk vissza.